Volontärresornas upplägg är av sådan karaktär att det är omöjligt att garantera att resplanen följs till hundra procent. Resplanen är därför alltid preliminär. Detta villkor måste accepteras av resenären. Volontärresor förbehåller sig rätten att göra ändringar av för resorna gällande avtalsvillkor. Förändringar av resplanen kan ske av många anledningar. Det kan handla om väderförutsättningar, de lokala myndigheternas påverkan, utveckling av tillstånd, ändrade förutsättningar för projekten m.m. Vid förekommande fall är det Volontärresors ambition att finna en likvärdig ersättning. Om resenären väljer att inte utnyttja angivna hotell, transporter, värdfamiljer eller volontärprojekt eller lämnar gruppen under resans gång kan ingen återbetalning ske. Vidare frånsäger sig arrangören ekonomiskt ansvar för händelser som kan rubriceras som force majeure. Volontärresor följer utvecklingen på alla resmål. Resorna är inte statiska. Därför är vi alltid beredda att förändra resorna för att göra dem än mer intressanta genom exempelvis bättre projekt. Det är inte alltid helt okomplicerat att möta en främmande kultur med dess traditioner och lagar. Vi besöker de mest olikartade kulturer med ambitionen att väcka förståelse och vidga kunskaperna om omvärlden. För att visa respekt, och bli respekterad, är det nödvändigt att resenären anpassar sig till den lokala kulturen i den utsträckning som krävs.